В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» к вопросам местного значения городского округа отнесено формирование и содержание муниципального архива и  определяет архивный фонд как муниципальную собственность.

Работа архивного отдела Администрации городского округа г.Сибай Республики Башкортостан сосредоточена на реализации государственной политики в архивном деле и направлена на обеспечение сохранности Архивного фонда, его пополнении, учете и предоставлении информационных услуг гражданам и организациям.

Общий объем архивного фонда составляет 37196 ед.хр., 205 наименований фондов (Из них в том числе: ликвидированных организаций – 140; источников комплектования – 26;) Число пользователей  архивной информации на 01.10.2024 г.  12292 человека, в т.ч. число посещений web-сайта (архивной страницы) 3800 пользователей.

Администрацией городского округа город Сибай Республики Башкортостан уделяется достаточное внимание к вопросам развития архивного дела в городском округе. Все проблемы, возникающие по содержанию, обслуживанию помещений, материально-техническому оснащению архива решались своевременно.

Для того чтобы дать короткую характеристику городского архива, приведем несколько основных показателей.

Муниципальный архив занимает 2 приспособленных для хранения документов помещения общей площадью -1003,2 кв.м.:

- помещение по ул. Пушкина, 17 на 1 этаже - 390,3 м2;

- помещение по ул. Пушкина, 17 на 3 этаже - 612,9 м2.

Имеется читальный зал архивного отдела на  8 мест.

В настоящее время в муниципальном архиве проведен определенный комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, обеспечивающих поддержание документального фонда  в нормальном физическом состоянии, сохранность архивных документов в архиве.

В соответствии с правилами хранения архивных документов помещение  оборудовано специальными средствами хранения: металлическими стеллажами, архивными коробами. Соблюдается санитарно-гигиенический, световой режим хранения документов. Архивные документы закартонированы на 95 % .

На муниципальном уровне разработаны и утверждены Положение об архивном отделе, должностные инструкции сотрудников, подписано Соглашение о порядке взаимодействия Управления по делам архивов и Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан, также в соответствии с подписанным соглашением Пенсионным фондом ведется работа по обмену электронными документами социально-правового характера в электронном виде .

Основным содержанием работы по пополнению Архивного фонда г.Сибай  продолжает оставаться задача по улучшению качественного состава поступающих на постоянное хранение документов. В этом направлении Росархив ставит акцент на ужесточении критериев отбора документов на постоянное хранение.

Ежегодно в состав фонда архива включаются новые организации, или исключаются из состава (на основании решений экспертной комиссии Управления по делам архивов РБ).

Постановлением Администрации ГО г.Сибай РБ от 28.02.2022 г. №281  утвержден список организаций-источников комплектования архивного отдела Администрации городского округа город Сибай РБ. По списку 26 организаций разной ведомственной подчиненности являются источниками комплектования муниципального архива. Мы ведем с ними тесную работу по упорядочиванию документов постоянного срока хранения. Ежегодно согласовываются номенклатуры дел, утверждаются описи дел постоянного и долговременного хранения, принимается архив на хранение по истечению сроков ведомственного хранения, согласуются с архивом акты по уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

В соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 27.07.2010г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» архивным отделом зарегистрированы и опубликованы 2 услуги:

1. «Предоставление архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением государственными органами и органами местного самоуправления своих полномочий» - утверждена постановлением администрации от 11.12.2018 г. №1904;

2. «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей» утверждена постановлением Администрации ГО г.Сибай РБ от 15.12.2022г. №1994.

На 01.10.2024г. в архивный отдел поступило и исполнено 1750 запросов от граждан и организаций. 90% запросов исполняется в электронном виде по каналам межведомственного взаимодействия (программа «Деловая почта» на базе VipNet, ГИС ЕЦП, платформа «Мои документы» для обмена электронными документами с МФЦ). Так же в последние 2 года растет процент запросов граждан через портал «Госуслуги».

Так же Архивный отдел занимаемся оцифровкой (сканированием) документов на специальном сканере, который был приобретен в 2020 году. В соответствии с графиком перевода документов на электронные носители,  также на 01.10.2024 года – оцифровано 1807 ед.хр (8819 листов, 11075 мб.)

Оцифрованы документы из фондов: №37 Документы о перерегистрации всех земельных участков и землепользователей

Итого на  01.10.2024 г. в электронной форме хранятся 1632 ед.хр. (10,8 % от общего объема дел постоянного срока хранения), 12483 листов. Дополнительно была проведена оцифровка (по заданию от 01.11.2022 года, письмо управления №УО3-03-382) годовых разделов описей: было оцифровано 350 годовых разделов описей на 4202 листах и общий объем загруженных файлов (в формате PDF) составляет 7,58 Гб. Электронный каталог описей доступен для пользователей читального зала. Часть описей в электроном формате размещены на официальном сайте Администрации ГО г.Сибай РБ в разделе «Архивное дел» (описи фонда №1)

В городском округе город Сибай Республики Башкортостан архивный  отдел оказывает методическую и практическую помощь организациям - источникам комплектования, муниципальным организациям.

Несмотря на значительный объем проведенных работ по созданию оптимальных условий хранения и сохранности документального фонда городского округа проблемы еще существуют.

В данный момент протяженность архивных полок составляет 1000 погонных метров.

Есть необходимость наращивать стеллажи, в настоящее время 95% стеллажных полок заполнены, необходим резерв для приема документов от источников в 2024г. Ранее в архиве была частично установлена система мобильных (раздвижных стеллажей) на сумму 589 859 руб., осталось установить еще 2 модуля этой системы на общую сумму порядка 2 миллионов рублей.

Стоит вопрос об обеспечении необходимых условий хранения документов во вновь выделенном помещении. Обеспечение пожарной безопасности хранения документов. Должна быть соответствующая охрана помещения архива. Необходима установка охранной сигнализации. Так же требуется установка металлических решеток на окна 1 этажа. В каждом архивохранилище должен быть установлен огнетушитель на металлической подставке. В данный момент огнетушителей не хватает. Для соблюдения температурного режима для 2-х помещений на 3 этаже нужны кондиционеры. Так же  требуется установка металлических дверей на все архивохранилища, в данный момент у нас их 8. Каждое хранилище по правилам безопасности должно опечатываться. В данный момент опечатывающих устройств в архиве нет.

26 мая 2024 г. в  Сибай на  Всероссийский Инвестиционный Сабантуй приезжал начальник управления по делам архивов Ильгам Зуфарович Фаткуллин, в том числе он посетил наш архив. Во время своего визита озвучил свое видение развития городского архива в г. Сибай, как информационно-исторического архивного центра Зауралья.

Организация выставочного зала, для проведение выставок экскурсий, открытых уроков для школьников, студентов, методическая помощь организациям для ведения делопроизводства.

А так же организация дополнительных платных услуг на базе архивного отдела.

Самые выгодные направления:

1.      Депозитарное хранение документов коммерческих организаций;

2.      Производство архивных коробов;

3.      Курсы по делопроизводству, информационные услуги.

4.      Услуги по оцифровке документов;

5.      Услуги по подготовке и формированию архивов организаций «Под ключ» (подшивка, комплектование, составление описей и номенклатур дел)

В нашем зауральском регионе нет аналогов таких учреждений. В  Уфе такой деятельностью занимается Национальный архив РБ, они являются положительным примером того, что архив может развиваться и зарабатывать. Но являясь отделом Администрации - мы не можем заниматься коммерческой деятельностью, как вариант может быть ГКУ, который будет существовать параллельно нашему архивному отделу.

Работа муниципального архива сегодня очень тесно связана с нуждами людей, и от степени сохранности документов зависит  качество оказываемых услуг по обеспечению их конституционных прав и законных интересов. Архивный отдел - это не обычный отдел администрации! В ведении архива 1000 кв. метров помещения со всеми вытекающими хозяйственными вопросами. Архив хранит и ежегодно пополняется документами ключевых организаций города на ПОСТОЯННОЕ хранение. Это не просто текущие рабочие документы (с временными сроками хранения). Это документы, которые представляют историческую ценность, документы, которые несут важную информацию о развитии и становлении нашего города, строительстве, образовании, медицине, архитектуре, значимых личностях, почетных гражданах и т. д.

Проводятся многочисленные реформы, преобразования в стране, а для архивного отдела и всех работников нашей службы задачи остаются прежними: собрать, сберечь и использовать документальное наследие в интересах граждан.